I-doc: altijd en overal toegang tot uw documenten

Zorgenkind
Een archief is voor veel organisaties een zorgenkind. Hoe goed het ook is opgezet, in de loop van de tijd verwateren procedures met betrekking tot opbergen, het vervuilt en het kost steeds meer tijd om relevante documenten te vinden – stukken raken zelfs ónvindbaar. En dan hebben we het nog niet eens over functiewisselingen! Ieder gaat op zijn of haar eigen manier met een gezamenlijk archief om, en dat is niet altijd de goede manier. Waardoor het voor een ander een probleem wordt om zaken terug te vinden. Maar of u nu met meerdere mensen binnen een organisatie werkt of alleen: een archief is de ruggengraat van uw organisatie maar vaak door tijdgebrek een ondergeschoven kind!

Online archief
Veel documenten hebben tegenwoordig een elektronische vorm in plaats van een papieren. Denkt u maar aan mailwisselingen in plaats van briefwisselingen, rapporten, verslagen, overeenkomsten: vrijwel alles is (soms náást een papieren versie) elektronisch beschikbaar, grotendeels tevens voorzien van digitale handtekeningen. In het kader van Het Nieuwe Werken is een online archief een must. Maar ook voor een moderne ondernemer. Met een online archief hebben u en uw eventuele medewerkers en collega's overal en altijd toegang tot bedrijfsdocumenten. En door een professionele opzet worden procedures zeer eenvoudig, zodat uw archief perfect toegankelijk wordt en vervuiling nauwelijks nog mogelijk is.

Wat kunnen wij u bieden?

• Een uiterst praktisch instrument voor organisaties die gemakkelijk toegang moeten hebben tot rapporten, agendastukken, verslagen, correspondentie enzovoort. Kortom: een manier waarop uw documenten 'vindbaar' zijn.

• Toegankelijkheid op basis van digitale autorisatie, uiteraard trapsgewijs in te delen. In tegenstelling tot een fysiek archief kan dus niet iedereen 'zomaar' overal bij.

• Doordat uw documenten elektronisch beschikbaar zijn op afstand, fungeert uw digitale archief ook als meeting point: u, uw collega's en medewerkers hebben altijd de beschikking over alle relevante informatie.

• Waarborging van de continuïteit bij functiewisselingen binnen bedrijven, stichtingen, verenigingen en welke organisaties dan ook.

• En tot slot: een optimale combinatie wanneer u óók gebruikmaakt van Transcription van E-Way Out! Nadat uw dictaten, brieven, verslagen, rapporten of andere documenten zijn uitgewerkt, worden deze onmiddellijk voor u in de betreffende archiefmap opgeslagen. Hierdoor zijn uw gegevens altijd up-to-date, perfect gearchiveerd en makkelijk vindbaar.

En natuurlijk leveren wij maatwerk! Heeft u speciale wensen met betrekking tot uw archief, dan vinden wij de manier om deze in te vullen.

Kort samengevat
Met I-Doc van E-Way Out bent u in één keer bij de tijd met uw bedrijfsvoering. Voortaan heeft u een archief dat altijd en overal toegankelijk is voor wie u wilt en op de manier waarop u dat wilt. Een archief dat ervoor zorgt dat documenten in no-time vindbaar zijn en dat nauwelijks nog vervuilt.